IMQ Risponde 4 – L’efficacia personale

Oggi risponderò alla mail di Paola da Grosseto, e ciò mi fornirà l’occasione per scrivere un po’ di un argomento spesso troppe volte trascurato: l’efficacia personale. Nello specifico, Paola mi ha scritto:

“In queste settimane ho avuto un notevole calo della mia produttività, dovuta sicuramente al fatto che ho moltissime cose da fare nell’agenzia dove lavoro e, soprattutto, per il fatto che sono sola a farle, dato che i miei colleghi spesso sono solamente una fonte di distrazione più che un aiuto concreto. Avresti qualche consiglio per invertire la rotta?”

Cara Paola, purtroppo non tutti i momenti riescono ad essere belli e produttivi; questo fa parte della vita lavorativa di ognuno, soprattutto in un settore come quello immobiliare, dove si hanno contatti con molte persone, tutte diverse, tutte con il loro carattere, le loro idee ed i loro gusti. Tuttavia, se ci troviamo in un periodo in cui tutto sembra andare storto e ci rendiamo conto di non essere produttivi, fortunatamente, esistono dei piccoli accorgimenti che si possono adottare, che sono alla portata di tutti e, soprattutto, che sono potentissimi se applicati con costanza.

Il primo accorgimento che suggerisco è quello di eliminare completamente il disordine! Spesso le molteplici cose da fare nella nostra giornata lavorativa ci impediscono di agire con ordine. Per fare un esempio: magari stai lavorando sulla documentazione di una pratica il cui rogito è fissato per il giorno dopo, ma ti chiama un cliente che ha bisogno di visionare la planimetria di un altro immobile, e poi magari pensi anche che hai un paio di appuntamenti ancora da confermare, e così via. Tutto questo non è produttivo. Ogni giorno, prima di andare a dormire si dovrebbe programmare con estrema precisione e nel dettaglio quali saranno le attività da svolgere il giorno dopo. Magari anche appuntandolo in un block notes. Ciò consente di liberare il cervello da molti pensieri ed il giorno dopo sarai pronta all’azione senza dovere pensare a quello che devi fare prima. Più precisamente riuscirai a pianificare la giornata successiva, più produttiva sarai. Questo è certo.

Nella pianificazione – e questo è il secondo consiglio – devi decidere quanto vale il tuo tempo. Tutto quello che fai, infatti, non ha certamente lo stesso valore. Alcune azioni hanno un valore più elevato, ed altre meno; e non intendo qui solamente un valore economico. Tenendo bene in mente tutto ciò, decidi quindi quali sono le attività più importanti e dedicati principalmente a quelle.

Il terzo consiglio è strettamente collegato ai primi due; tutti noi, infatti, abbiamo numerosi progetti, alcuni più importanti di altri e, quindi, è impossibile dare la priorità a tutti. Onde evitare la confusione è opportuno fare un elenco il più completo possibile delle cose che vuoi fare ed ordinarle in base alla priorità che gli vuoi assegnare. Fatto ciò, valuta quanti ne puoi riuscire a completare quotidianamente, e posticipa quelli restanti. Da quel momento, quindi, ti potrai concentrare solo sui compiti più importanti, tenendo bene a mente che completerai gli altri solo quando avrai terminato i primi.

Per meglio organizzare la tua attività, potresti anche scomporre le tue attività in compiti più piccoli e semplici da realizzare, in modo tale da poterne completare diversi nel corso della giornata. Tieni sempre presente che lavorare su di un altro progetto, mentre ne abbiamo uno incompiuto, è qualcosa che distrugge la nostra produttività, e questo è un modo per impedire che ciò avvenga.

Il quarto consiglio che mi sento di darti è quello di evitare assolutamente il multitasking; pertanto ti esorto a non fare più cose contemporaneamente e cerca di avere il minor numero di interruzioni possibili. Fai sempre in modo da non essere disturbata o distratta per il periodo di tempo che hai deciso di dedicare all’attività che devi svolgere.

Nel corso della giornata ti potrebbero venire in mente cose nuove da fare, oppure delle attività di cui ti era dimenticata. Tieni allora vicino a te un blocco per gli appunti e, non appena la tua attenzione è distolta da questi pensieri, appuntati tutto e continua a fare ciò che stavi facendo.

Il mio ultimo consiglio è quello di misurare il tuo progresso nei diversi progetti che hai in corso; per fare ciò, devi trovare degli indicatori – preferibilmente numerici – che ti permettano di valutare e di tenere sotto controllo la tua produttività sia giornaliera che di medio/lungo periodo. Mi rendo conto che trovare questi indicatori potrebbe non essere facile, ma è molto importante che tu lo faccia.

Questi sono i piccoli consigli che mi sento di darti; con la costanza, applicandoli scrupolosamente o modificandoli leggermente in base alle tue predisposizioni, vedrai che in breve tempo riuscirai a migliorare di molto la tua produttività.

Con ciò spero di avere risposto esaustivamente alla domanda di Paola, ed invito tutti a compilare il form qui sotto od a scrivermi alla mail panormitaniaservice@yahoo.it qualora qualcuno avesse qualche domanda o volesse qualche consiglio sul business immobiliare. Un saluto!

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