Come costruire un team immobiliare performante

Secondo gli ultimi dati, nel periodo post-lockdown si è registrato un notevole incremento – rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente – delle candidature di persone che vogliono intraprendere la professione di consulente immobiliare. Ma le agenzie sono veramente pronte ad accogliere tutta questa domanda? La costruzione e la gestione di un vasto numero di persone pone delle problematiche organizzative non indifferenti, e non si deve farsi trovare impreparati. Va da sé che lo sviluppo passa necessariamente dalle persone e, pertanto, sapere come costruire un team di lavoro coeso e performante è oggi una necessità che non si può né trascurare né lasciare al caso.

Sapere lavorare in team e saperlo gestire sono aspetti che possono fare incrementare di molto la produttività globale ed individuale. La condivisione di spazio di lavoro, tempo ed esperienze diverse, infatti, altro non fa che ampliare il bagaglio di conoscenze di ognuno dei membri del gruppo, andando a beneficio anche dei clienti che così aumentano le loro possibilità di trovare all’interno delle agenzie qualche figura professionale che sia veramente in grado di comprendere le loro esigenze e soddisfare i loro bisogni/desideri.

Come prima cosa, si deve partire dal motivo per il quale si vuole creare od ampliare il proprio team; la definizione dello scopo serve a comprendere quali risorse umane andare e ricercare e prendere, in modo tale da assegnare ad ognuna di esse la posizione più adatta, quella nella quale è nelle condizioni di dare il meglio di sé. Un altro aspetto da tenere in considerazione è quello riguardante la personalità dei componenti del gruppo di lavoro. L’ideale – pur se difficile da realizzare – sarebbe quello di avere dei collaboratori con caratteristiche complementari tra di loro, in modo tale che eventuali debolezze di alcuni su dati aspetti possano essere compensate dai punti di forza di altri.

Chiaramente prima di assumere qualcuno, al fine di essere certi di avere messo la persona giusta al posto giusto andrebbero svolte le Job Description e Job Analysis, e tutte quelle altre operazioni tipiche del recruiting. Nella quasi totalità delle Agenzie Immobiliari manca una figura che si occupi di questo tipo di settore delle risorse umane e, pertanto, onde evitare di commettere errori madornali, è opportuno rivolgersi ad una delle attività che operano nel campo del recruiting.

Una volta assunte, le persone devono sentirsi parte del gruppo costituito ed operare in modo sinergico, come se fossero un unico individuo, solamente in questa maniera, infatti, si genererà del valore sia per l’organizzazione che per i clienti. Inoltre, onde evitare dei malcontenti all’interno del gruppo che possano inficiarne la coesione e l’efficacia, è una buona cosa quella di definire sin dall’ingresso delle risorse umane, quali saranno i ruoli che andranno a ricoprire, e quali le loro mansioni specifiche.

All’interno di una Società di intermediazione, così come in qualsiasi altra tipologia di azienda, i ruoli appartengono a delle categorie ben precise. Analizzerò ora quelli appartenenti alle Agenzie Immobiliari. Prima, però, vorrei fare una precisazione doverosa. Esistono sostanzialmente due scuole di pensiero per quel che concerne i ruoli e le mansioni che devono svolgere le persone all’interno di un’agenzia. La prima di esse vuole che, a parte il comparto amministrativo e quello riguardante la segreteria, ogni altro componente dell’organizzazione sia responsabile di numerose altre attività (notizia, acquisizione, gestione degli immobili, appuntamenti, controllo della pubblicità, sottoscrizione delle proposte, gestione delle trattative e via discorrendo); l’altra scuola di pensiero, invece, vuole che ogni attività abbia il suo responsabile ed il suo esecutore.

Qui tratterò solo ed esclusivamente delle figure previste dalla seconda scuola di pensiero, in quanto è quella che ritengo essere maggiormente performante, dato che è molto difficile – per non scrivere impossibile – che una stessa risorsa possa eccellere in ogni attività (ad esempio, c’è chi è bravo ad acquisire incarichi rispetto che a gestire una trattativa, e viceversa), quindi avere all’interno della propria organizzazione delle figure, ognuna con il suo peculiare campo di azione, aumenta infinitamente le possibilità di potere raggiungere l’eccellenza in ogni aspetto dell’attività del consulente immobiliare. In questo caso, l’unica difficoltà che si potrebbe incontrare è quella di inserire ogni risorsa umana nel settore in cui riesce a dare il meglio, in quello più adatto alle sue skill ed alle sue caratteristiche.

La prima figura che non dovrebbe mancare all’interno di un team immobiliare performante è quella della segreteria, intesa però non come un mero aggregato di centralinisti, bensì – ampliando il cosiddetto angolo di managerialità – come dei veri e propri assistenti amministrativi. Infatti, molto spesso nelle agenzie il carico di lavoro amministrativo è troppo per potere essere smaltito dal solo titolare, pertanto è utile avere una figura che si occupi di fornire un aiuto nei compiti di amministrazione quotidiana.

Per quanto concerne, invece, la gestione dei clienti acquirenti, ogni agenzia dovrebbe avere in organico un property finder, cioè una figura che abbia la responsabilità di ascoltare le esigenze ed i desideri dei clienti acquirenti, mettendosi poi alla ricerca di un immobile che riesca a soddisfarli. Questa risorsa dovrebbe essere dotata di ottima capacità sia organizzative che di ascolto proattivo; inoltre, per rendere al meglio, non dovrebbe seguire più di 20 clienti, in modo tale da mantenere elevati gli standard del suo operato.

Avendo una figura che si dedichi ai clienti acquirenti, è bene che anche i clienti venditori abbiano il loro referente privilegiato: il listing. Il compito di questa risorsa deve essere quello di effettuare valutazioni e cercare nuove acquisizioni immobiliari, di modo da incrementare il portafoglio degli incarichi gestiti dall’agenzia. Questa figura deve possedere una buona capacità di linguaggio ed essere molto empatico, deve essere altamente preparato e professionale, in grado da ispirare fiducia agli occhi dei clienti venditori.

L’ultima figura che deve essere presente in un team immobiliare performante è lo show agent. Egli è colui il quale si occuperà di mostrare ai potenziali acquirenti le case acquisite dai listing. Per potere rendere al meglio, sarebbe opportuno inserire uno show agent per ogni due listing; ma ciò dipende principalmente dal numero medio di appuntamenti che l’agenzia ha fissato settimanalmente.

Queste sono le figure che un team immobiliare dovrebbe comprendere, come si può ben notare il sistema è strutturato sul concetto del delegare le responsabilità, inserendo in organico le persone giuste nella posizione che più si adatti a loro. Come ogni gruppo che si rispetti, anche questo deve essere inserito in un giusto ambiente di lavoro, dove cioè ognuno dei membri più che essere focalizzato sul proprio successo personale lo sia su quello team e sul suo sviluppo.

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